Informativa ex art. 13-14 Reg. UE 2016/679 - Whistleblowing - D. Lgs. 24/2023

Edizione settembre 2023

 

La presente informativa privacy spiega quali informazioni vengono raccolte da Arcoda S.r.l. tramite la piattaforma e in che modo tali dati verranno trattati ai sensi del D. Lgs. 24/2023, del Regolamento UE 2016/679 GDPR, del D. Lgs. 2003/196 Codice Privacy e del Decreto Lgs. 2018/101.

Prendiamo molto sul serio la riservatezza di tutti i segnalanti. Ti preghiamo di leggere attentamente la presente informativa sulla privacy, poiché contiene importanti informazioni sul modo in cui useremo i tuoi dati personali forniti. 

 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Titolare del trattamento dei dati è ARCODA S.R.L. con sede in Via Del Brennero, 139 - 38121 Trento (TN).

Telefono +39 0461/1920144 |E-mail info@arcoda.it | PEC amministrazione@pec.arcoda.it.

 

RESPONSABILE PROTEZIONE DATI

Il responsabile della protezione dati designato è:

Studio Gadler S.R.L. con sede in Via Graberi 12/A, 38057 Pergine Valsugana (TN), referente Giovanni Poletto.

Telefono +39 0461/512522| E-mail: dpo@studiogadler.it | PEC: pec.gadler@pec.gadler.it.

 

TIPI DI DATI TRATTATI

Nell’ambito del procedimento di “Whistleblowing”, i dati personali oggetto di trattamento sono i dati del “Segnalante”, del “Segnalato” e delle persone coinvolte e/o collegate ai fatti oggetto della Segnalazione” (in seguito “Interessati”).

I dati personali raccolti e trattati nell’ambito del procedimento includono:

• dati personali “comuni” degli Interessati (dati anagrafici, struttura aziendale di appartenenza, recapiti quali: indirizzo mail, indirizzo postale, numero telefonico);
• dati relativi all’ubicazione dell’interessato;
• ove necessario, dati appartenenti a particolari categorie ex art. 9 GDPR.

 

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati, nell’ambito del procedimento di “Whistleblowing”, esclusivamente per le finalità̀ di istruttoria ed accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e di adozione degli eventuali conseguenti provvedimenti.

I dati possono essere raccolti sia direttamente presso l’Interessato sia per il tramite di altri soggetti coinvolti nella Segnalazione, mediante apposita piattaforma e/o i canali di comunicazione predisposti dalla scrivente.

In particolare, i dati personali raccolti sono solo quelli necessari e pertinenti per il raggiungimento delle finalità̀ sopra indicate, sulla base del “principio di minimizzazione”, ai sensi dell’art. 5.1 lett. C) GDPR.

 

Rispetto a questi dati, il loro conferimento è volontario e l’Interessato è pregato di fornire soltanto i dati necessari a descrivere i fatti oggetto della Segnalazione senza comunicare dati personali ridondanti ed ulteriori a quelli necessari rispetto alle finalità̀ sopra indicate. Nel caso siano forniti, tali dati non saranno utilizzati.

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I dati sono trattati ai sensi dell’art. 6, comma 1 lettera c) e art. 6, comma 1 lettera f) del Regolamento Europeo n. 679/2016, tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento del legittimo interesse del titolare medesimo con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità della scrivente nonché a tutelare gli Interessati interni ed esterni coinvolti nel procedimento di “Whistleblowing”.

I dati personali ex art. 9 GDPR, potranno essere trattati, ove necessario, sulla base giuridica del legittimo interesse del Titolare, ex art 6, co. 1, lett. f) del GDPR, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, nonché́ sulla base giuridica ex art 6, co. 1, lett. b) del GDPR (“esecuzione del contratto”) per determinati aspetti del rapporto di lavoro.

 

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati sono raccolti, nel rispetto delle norme vigenti, a mezzo di strumenti elettronici, telematici e manuali, in modalità cartacea e/o elettronica e/o in forma orale, con logiche strettamente connesse alle finalità sopra indicate, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

In particolare, sono raccolti tramite i seguenti canali:

• piattaforma on line “Whistleblowing” visibile al seguente indirizzo: https://arcoda.segnalazioni.net/ e resa disponibile anche sul sito: arcoda.it;
• posta ordinaria, all’indirizzo: Organismo di Vigilanza, c/o ARCODA SRL, Via del Brennero, n 139, 38121 Trento (TN), Italia con indicazione sulla busta “COMUNICAZIONE RISERVATA E PERSONALE”

 

I dati raccolti a mezzo degli strumenti elettronici/telematici non saranno oggetto di trattamento completamente automatizzato così come specificato all’art. 22 GDPR.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati, nonché l’eventuale anonimia del Segnalante ed il completo anonimato nell’accesso alla piattaforma (no log).

 

DESTINATARI DEI DATI

I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale della scrivente, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo ai sensi degli artt. 29 GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy. Informazioni più dettagliate del processo di gestione della Segnalazione e i soggetti coinvolti, sono disponibili all’interno della Procedura Whistleblowing.

Possono venire a conoscenza dei già menzionati dati anche società terze (quali i fornitori di servizi informatici) che consentono l’operatività, nonché la manutenzione degli strumenti informatici su cui è possibile inserire la Segnalazione, tenuti a trattare i dati per le medesime finalità, che sono, a tale scopo, nominati “Responsabili del trattamento”, ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Inoltre, i Dati personali potranno essere comunicati, ove necessario e ne ricorrano i presupposti, alle pubbliche autorità (ivi incluse quelle amministrative, giudiziarie e di pubblica sicurezza).

 

NATURA DEL TRATTAMENTO

Il conferimento dei dati personali è necessario e il loro mancato rilascio preclude la possibilità di dar corso all’effettivo riconoscimento delle tutele previste dalla normativa in materia e segnatamente dal D.Lgs. n. 24/23. Tra le finalità della normativa in materia vi è infatti quella di offrire tutela, ed assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante, e degli altri soggetti di cui all’art. 3, comma 5 dello stesso D.Lgs., che faccia emergere condotte e fatti illeciti.
Tale protezione opera, quindi, solo nei confronti di soggetti individuabili, riconoscibili e riconducibili alla categoria indicata dal D.Lgs. n. 24/23. I dati facoltativi eventualmente forniti saranno trattati esclusivamente ai fini di una migliore gestione della segnalazione.

 

CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati saranno conservati per il conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e per il periodo necessario all’espletamento del procedimento amministrativo correlato e in ogni caso saranno detenuti per 5 anni, decorrenti dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

 

TRASFERIMENTO DATI VERSO PAESE TERZI 

I dati trattati per le già menzionate finalità non sono trasferiti a paesi terzi all’esterno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali. 

 

DIRITTI DELL’INTERESSATO IN RIFERIMENTO AL TRATTAMENTO DEI DATI

Ai sensi degli articoli 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, e 77 del Regolamento Ue, si informa l’Interessato che:

• ha il diritto di chiedere l'accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, e il trasferimento presso altro titolare dei propri dati nei casi previsti;
• le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’interessato - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicati dalla Scrivente a ciascuno dei responsabili a cui sono stati trasmessi i dati personali;
• ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it.

L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.